MS Visio 2010 - инструмент современного аналитика

Есть у компании Microsoft программный продукт, который относится к офисным приложениям, но в составе MS Office не продается. Созданный компанией Visio в 1990 году, он был выведен на рынок под торговой маркой Microsoft на рубеже тысячелетия и далее стал развиваться параллельно с офисными приложениями. Речь идет об Microsoft Visio, программе деловой графики.

Есть у компании Microsoft продукт, который относится к офисным приложениям, но в составе MS Office не продается. Тем не менее, его известность довольно высока и пользуется он большой популярностью. Созданный компанией Visio в 1990 году, он был выведен на рынок под торговой маркой Microsoft на рубеже тысячелетия и далее стал развиваться параллельно с офисными приложениями. Речь идет об Microsoft Visio, программе деловой графики.

Сферы применения этой программы весьма разнообразны. Это и управление бизнес-процессами, проектами, сетями, и бизнес-анализ данных, и построение планировок, сетей различного назначения и так далее. Может показаться, что такая универсальность идет во вред продукту, поскольку для каждой из названных задач имеются мощные, специализированные системы, позволяющие выполнять аналогичные функции. Но, как и Excel по сравнению с системами обработки данных, так и Visio по сравнению со специализированными системами является более простым и, зачастую, более удобным инструментом для выполнения предварительного анализа информации и подготовки набросков будущих проектов.

Визуализация

Программа поставляется в двух вариантах – Стандартный и Профессиональный. Отличие между ними заключается в том, что если первый дает возможность создавать различного типа деловые диаграммы (блок-схемы, карты, планировки, организационные диаграммы), то во второй включено большое количество шаблонов и различные дополнительные возможности.

Визуализация информации основана на использовании разнообразных фигур, сгруппированных по различным категориям. При выборе шаблона определенной тематики в боковую панель загружаются те основные категории фигур, которые с наибольшей вероятностью будут востребованы в процессе работы. В версии 2010 эта панель претерпела небольшое, но очень важное изменение. Теперь здесь появилась новая категория – "Экспресс фигуры". В этой категории находятся наиболее часто используемые в открытом документе фигуры. Эта категория может дополняться и вручную путем простого перетаскивания нужных фигур из любой другой категории.

Большое количество шаблонов позволяет реализовывать самые разнообразные задачи. Например, с помощью шаблона "Карта вебсайта" можно путем задания начального адреса интересующего вас сайта сформировать его схему. При этом программа проанализирует содержимое и для каждого обнаруженного элемента определит его тип и при построении карты отобразит его соответствующим значком.

После того, как в офисных продуктах произошла замена меню на Ленту, вполне обоснованным можно считать аналогичную замену и в Visio – здесь Лента появилась в последней версии. Тем, кто привык уже к ней при работе в текстовом редакторе и иных офисных программах, будет и здесь просто перейти на новый интерфейс. Работать, особенно в части оформления схем, с Лентой стало удобнее.

Первое впечатление от продукта у тех, кто только начинает с ним знакомиться – с его помощью можно "вручную" создавать необходимые планы и диаграммы, добавляя к используемым фигурам текстовые и численные значения. Но это только малая, и далеко не самая важная возможность Visio. Основная возможность этой программы заключается в наглядном представлении уже имеющихся данных, полученных из внешних источников.

Внешние данные могут быть получены из различных внешних систем – это и таблицы Excel, и базы Access, и списки SharePoint Server, и данные из таблиц SQL. Могут быть и иные источники, доступ к которым осуществляется стандартными для офисных систем способами.

Для добавления источника данных нужно выбрать команду "Связать данные с фигурами" в меню "Данные". После этого на экране появится мастер, который поможет быстро добавить нужный источник в Visio. Например, если это таблица Excel, вы сможете указать таблицу, страницу из нее, диапазон строк и столбцы, которые будут использованы в Visio. После выполнения подготовительных работ внешние данные будут отображены в соответствующей области. Теперь для связи данных с элементами диаграммы достаточно просто перетащить их на соответствующий элемент.

Например, у вас есть данные по реализованной продукции и суммам продаж, которые вы ведете, к примеру, в таблицах Excel. Подготовьте схему, где каждая позиция реализуемой вами продукции будет представлена тем или иным графическим элементом. Затем выполните импорт данных из таблицы. Теперь остается лишь связать полученные данные с соответствующими им элементами на схеме. Результат – графическое представление результатов работы.

Важно еще одно свойство связи данных и схем в Visio – теперь эти связи можно настроить таким образом, что при изменении данных они автоматически будут обновляться и на ваших схемах, давая возможность анализировать различные варианты.

Планирование

Еще один вариант использования Visio – создание календарей на основе данных MS Outlook. Встречи календаря Microsoft Outlook можно импортировать в новый или существующий календарь Visio, который затем можно настроить и распространить, опубликовать в Интернете или напечатать для собственных нужд. С помощью мастера импорта данных Outlook в приложении Visio можно указать нужный диапазон даты и времени, выполнить отбор по теме. Затем данные Outlook можно импортировать в календарь Visio для одной недели, нескольких недель или одного месяца, изменив стили шрифтов и цвета, добавив иллюстрацию для календаря, новые встречи и события.

Полученные схемы можно просматривать не только в самом приложении. Есть специальная программа, распространяемая бесплатно, которая позволяет просматривать файлы Microsoft Visio вне этого приложения. Кроме того, подготовленные схемы, диаграммы можно пересылать по почте непосредственно из программы, сохранять в виде веб-страниц, а также файлов PDF и XPS.

Новшества версии

С каждой новой версией возможности программы расширяются. Что же появилось нового в версии Visio 2010? Помимо нового пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent UI, полностью переработано, в едином стиле с остальными продуктами Microsoft Office, меню Файл. Теперь большинство команд, ранее связанных с этим меню, включены в раздел Microsoft Backstage. Здесь же организован доступ к шаблонам для создания схем.

Добавлен в новую версию и авто-подбор размеров страниц. Если вы включите эту опцию, то вам не нужно будет заботиться о том, какой размер страницы подобрать под свою диаграмму: страница будет автоматически расширится, как только вы поместите хотя бы один элемент за границу страницы.

Появилась возможность выделять на схеме подпроцессы. Для этого достаточно выделить на схеме ряд элементов и обозначить их как единый подпроцесс, после чего эти элементы будут вынесены на отдельную страницу, а на исходной странице вместо них будет показан один элемент подпроцесса с гиперссылкой на вновь созданную страницу.

Цветовые решения и схемы выполнены в стиле PowerPoint, что позволяет легко передавать подготовленные схемы в презентации. Кроме того, появилась и возможность предварительного просмотра цветовых решений - Live Preview – еще до того, как вы сделаете свой выбор.

Заключение

Программа Visio может стать вашим постоянным помощником в тех случаях, когда необходимо выполнить быстрые наброски каких-либо схем или планировок, представить визуально какую-либо информацию, обработать и показать внешние данные. Единый стиль управления, неплохая документация позволяют быстро освоить этот продукт. Приобрести MS Visio можно у партнеров 1Софт.

Абрамзон Михаил

Все права защищены. По вопросам использования статьи обращайтесь к администраторам сайта